Pogoji udeležbe

1. Organizator

Organizator prireditve je Vespa Klub Ljubljana, Barletova ulica 4C, 1215 Medvode (v nadaljevanju: organizator). Kontakt: vespaklubljubljana@gmail.com

2. Udeležba in prijava

Udeležba na srečanju je možna izključno ob predhodni prijavi prek uradne prijavnice in plačilu štartnine v višini 70,00 €.

Prijava velja kot potrjena ob prejemu plačila na TRR organizatorja. Organizator si pridržuje pravico zavrniti prijavo brez navedbe razloga.

Štartnina se ne vrača v nobenem primeru, vključno z odsotnostjo udeleženca ali osebno odpovedjo.

Menjava udeleženca je možna — prijavljena oseba lahko prenese svojo prijavo na drugo osebo. Menjavo sporočite na vespaklubljubljana@gmail.com z imenom in priimkom novega udeleženca.

Menjava velikosti majice je možna do 18. maja 2026. Po tem datumu sprememba ni več mogoča, saj so majice naročene. Zahtevo pošljite na vespaklubljubljana@gmail.com

V primeru odpovedi srečanja s strani organizatorja se štartnina vrne v celoti.

3. Osebna odgovornost in varnost

Udeleženec z oddajo prijave izjavlja, da:

• je fizično in zdravstveno sposoben udeležbe na srečanju in skupinski turi
• ima veljavno vozniško dovoljenje za kategorijo vozila s katerim se udeležuje
• ima veljavno obvezno zavarovanje avtomobilske odgovornosti za svoje vozilo
• tuji udeleženci zagotovijo veljavno mednarodno zavarovanje (zelena karta)
• je njegovo vozilo tehnično brezhibno in registrirano
• bo ravnal v skladu z veljavnimi cestno-prometnimi predpisi Republike Slovenije
• nosi ustrezno zaščitno opremo med vožnjo (čelada in druga zaščitna oprema)

4. Skupinska vožnja

Skupinska tura poteka po javnih cestah in je organizirana kot prostovoljno skupinsko gibanje. Vsak udeleženec vozi samostojno in je sam odgovoren za svoje ravnanje v prometu.

Organizator določi traso in zagotovi vodstvo, vendar ne prevzema odgovornosti za prometne nesreče, tehnične okvare ali druge incidente med vožnjo.

Udeleženec se zavezuje, da bo upošteval navodila vodje kolone in ne bo ogrožal sebe ali drugih udeležencev ter udeležencev cestnega prometa.

5. Alkohol in omamne snovi

Na lokacijah srečanja bo na voljo alkohol. Alkohol se ne streže osebam mlajšim od 18 let. Udeleženec je izključno sam odgovoren za svojo odločitev glede uživanja alkohola in za posledice te odločitve — zlasti v zvezi z načrtovano vožnjo.

Organizator si pridržuje pravico odkloniti nadaljnjo udeležbo osebi, ki je vidno pod vplivom alkohola in namerava nadaljevati vožnjo. Varnostna služba je pooblaščena za odstranitev oseb, ki ogrožajo varnost sebe ali drugih.

Organizator ne odgovarja za škodo nastalo zaradi vožnje udeleženca pod vplivom alkohola ali omamnih snovi.

Udeležencem priporočamo, da vnaprej načrtujejo varno vrnitev domov — sopotniki, javni prevoz ali taksi — v primeru uživanja alkohola na srečanju.

6. Mladoletniki

Udeležba mladoletnih oseb (mlajših od 18 let) je dovoljena izključno v spremstvu starša ali zakonitega skrbnika, ki prevzema polno odgovornost za mladoletnika med celotnim trajanjem prireditve.

Starš oziroma skrbnik z oddajo prijave potrjuje soglasje za udeležbo mladoletnika in prevzema odgovornost za njegovo varnost in ravnanje na prireditvi.

Mladoletnim osebam se alkohol ne streže.

7. Prva pomoč in varovanje

Na srečanju bo zagotovljena služba prve pomoči in varnostna služba. V primeru nesreče ali zdravstvene nujnosti pokličite varnostno osebje ali neposredno kličite 112.

Organizator je zagotovil ukrepe za varnost udeležencev na lokacijah prireditve. Varnostna služba je prisotna na vseh lokacijah srečanja in je pooblaščena za vzdrževanje reda ter odstranitev oseb, ki kršijo pogoje udeležbe ali ogrožajo varnost.

Udeleženec se zavezuje k spoštovanju navodil varnostnega in organizacijskega osebja.

8. Varstvo osebnih podatkov (GDPR)

Organizator obdeluje osebne podatke udeležencev na podlagi privolitve posameznika (člen 6(1)(a) Uredbe GDPR) in izvajanja pogodbenega razmerja (člen 6(1)(b) Uredbe GDPR).

Zbrani podatki: ime in priimek, e-mail naslov, velikost majice, spol in klub. Podatki se zbirajo izključno za namen organizacije srečanja — koordinacija udeležbe, pošiljanje potrditev in obvestil, naročilo majic.

Podatki se hranijo v sistemu Google Sheets, ki je dostopen le pooblaščenim osebam organizatorja. Podatki se ne posredujejo tretjim osebam, razen kadar je to nujno za izvedbo prireditve (npr. tiskarna za majice) — v tem primeru so tretje osebe pogodbeno zavezane k varstvu podatkov.

Podatki se hranijo do zaključka srečanja in največ 12 mesecev po njem, nato se trajno izbrišejo.

Udeleženec ima pravico do vpogleda, popravka, izbrisa in prenosljivosti svojih podatkov ter pravico do preklica privolitve. Zahtevo pošljite na: vespaklubljubljana@gmail.com

9. Fotografiranje in snemanje

Na srečanju bo potekalo fotografiranje in snemanje za potrebe dokumentacije in objave na klubskih kanalih (spletna stran, Instagram, Facebook). S prijavo udeleženec soglaša z morebitno objavo fotografij in posnetkov na katerih je prisoten v kontekstu prireditve.

Soglasje za objavo fotografij je mogoče kadarkoli preklicati z zahtevo na vespaklubljubljana@gmail.com. Fotografije objavljene pred preklicem se ne odstranjujejo retroaktivno.

V kolikor udeleženec ne želi biti fotografiran, naj to sporoči organizatorju ob prijavi ali na samem srečanju.

10. Spremembe programa in višja sila

Organizator si pridržuje pravico do sprememb programa srečanja zaradi vremenskih razmer, višje sile ali drugih nepredvidenih okoliščin. Udeleženci bodo o morebitnih bistvenih spremembah obveščeni po e-mailu v najkrajšem možnem času.

V primeru odpovedi srečanja zaradi višje sile (naravne nesreče, epidemije, uradne prepovedi zbiranja) organizator ne odgovarja za nastale stroške udeležencev (potovanje, nastanitev ipd.) razen za vračilo štartnine v celoti.

11. Reševanje sporov

Za vse morebitne spore med udeležencem in organizatorjem je pristojno sodišče v Ljubljani. Uporablja se pravo Republike Slovenije.

Datum zadnje posodobitve: april 2026.